□ご報告メールの送信漏れを確実に防ぐシステム

 

 88電話代行はお陰様で多くのお客様にご利用いただくことにより

 大量のご報告メールを毎日送信させて頂いております。

 

 しかしながらお客様数が増加するとともに、1日の終わりになって

 ご報告しなくてはならない未送信メールが発覚するなど事業者として 恥ずべき状況に陥っていた時がございました。

 

 そこで弊社では抜本的にオペレーターによる大量の受信と正確な

 ご報告をいかに確実に行うか?様々な検討を重ねた結果、その答えは

 システムによる随時未送信メールを発見するシステムを構築すること

 でした。

 

 弊社はご報告メールを管理サーバーにあるお客様用のデータベースで

 作成、そのデータベースより直接お客様に送信しております。

 

 このデータベースシステムを改善することによってオペレーターの

 人の目又は注意だけでは、繁忙時にすり抜けてしまう未送信ご報告

 メールを随時発見、万が一未送信が発生しても10分以内に警告の

 アラートが表示されると同時に未送信を検出。

 お客様にご迷惑をお掛けしないシステムを設計、構築致しました。

 

 このシステムにより現在弊社ではメールご報告の未送信エラーは

 1件も起こらなくなっております。

 

 当たり前のことですが確実な業務を遂行できるよう日々改善、改良を

 行ってお客様のお役に立つサービスの提供を心がけております。

 

□オペレーターの聞き間違い、お客様の言い間違い、またクレームや

 受信内容の確認ができる受信内容を2週間保管する録音システム

 

 電話代行は様々なお電話を受信しオペレーターがその内容を聞き取り

 お客様にご報告を差し上げる仕事がメインでございます。

 

 88電話代行では確実な受信内容をご報告するために相手先お電話番号

 や聞きづらい文言などはオペレーターが復唱し、お電話先のお客様に

 確認をとっております。

 

 しかしながらどうしてもヒューマンエラーにて聞き間違いなどが発生

 してしまうことは否定できません。またかなりの割合でお電話先の

 お客様が言い間違えをされることも発生しております。

 

 聞き間違え、言い間違えは当然お客様にご報告後、エラーとして発覚

 確認を行わなくてはならなくなります。

 

 その対策として弊社では全受信内容を録音、録音内容は約2週間

 弊社サーバーに保管され、確認しなくてはならない場合には弊社

 オペレーターが随時確認できる仕組みとなっております。

 

 またお客様によっては『紛争中の相手からかかってきた電話の内容を

 証拠として使いたいので録音データがほしい』と稀ではありますが

 ご要望を頂く場合がございます。

 このような場合でもプライバシーの侵害などがないと判断できれば

 録音データをお客様にご提供する場合もございます。

 

 このように万が一エラーが発生した場合も確実にフォローできる体制

 を作っていけるよう日々システムを改善しております。

 

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